¿Quién lo puede dar de alta?
El Auditor Jefe o Auditor Técnico Jefe designado para esa evaluación.
Operativa
En la primera pantalla de la aplicación pulsamos la pestaña Alta y seleccionamos Reunión de Preparación en Tipo de documento. A continuación introducimos el número de evaluación y pulsamos en el botón de Alta.
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del Auditor Jefe, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Para dar de alta el registro de reunión de preparación pulsamos en Examinar, seleccionamos el fichero y pulsamos Aceptar. Si el alta del registro se ha realizado correctamente la aplicación mostrará en pantalla "Operación realizada con éxito".
Por cada auditoría sólo se puede dar de alta un único registro de reunión de preparación. Por tanto, si la reunión de preparación se ha realizado en diferentes momentos, por ej. con cada uno de los miembros del equipo auditor, este registro debe contener la información de todas ellas.
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del Auditor Jefe, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Para dar de alta el registro de reunión de preparación pulsamos en Examinar, seleccionamos el fichero y pulsamos Aceptar. Si el alta del registro se ha realizado correctamente la aplicación mostrará en pantalla "Operación realizada con éxito".
Por cada auditoría sólo se puede dar de alta un único registro de reunión de preparación. Por tanto, si la reunión de preparación se ha realizado en diferentes momentos, por ej. con cada uno de los miembros del equipo auditor, este registro debe contener la información de todas ellas.
¿Quién puede visualizar el registro?
Son accesibles para todo el equipo auditor y ENAC. No es visible para la entidad.
¿Se genera algún aviso cuando se da de alta?
Cuando se da de alta el registro de reunión de preparación se envía un correo electrónico informando del alta a todos los miembros del grupo auditor.
¿Se puede cambiar un registro dado de alta previamente?
Sí. Si se quiere modificar un acta de reunión de preparación ya incluido en el sistema se puede realizar dando de alta un nuevo registro. El nuevo registro anulará y sustituirá al anterior pasando éste a tener un nuevo número de revisión y una nueva fecha de alta.
¿Quién lo puede dar de alta?
Los auditores designados para Estudio de Documentación Técnica correspondiente al número de evaluación específico.
Operativa
Accede a la plataforma y, en la primera pantalla, selecciona la pestaña "Alta".
En el campo Tipo de documento, selecciona "Estudio de Documentación Técnica". Luego, introduce el número de evaluación y haz clic en el botón "Alta".
La aplicación mostrará el nombre de la entidad, así como los expedientes y áreas de competencia para los cuales estas designado para el EDT.
Selecciona la línea correspondiente a la fase del expediente y área de competencia, y luego elige el archivo del EDT desde tu directorio.
Haz clic en "Aceptar".
Es posible asociar el mismo documento EDT a varias fases de expediente y áreas de competencia seleccionando varias líneas del formulario.
Si el alta se realiza correctamente, la aplicación mostrará el mensaje: "Operación realizada con éxito".
En el campo Tipo de documento, selecciona "Estudio de Documentación Técnica". Luego, introduce el número de evaluación y haz clic en el botón "Alta".
La aplicación mostrará el nombre de la entidad, así como los expedientes y áreas de competencia para los cuales estas designado para el EDT.
Selecciona la línea correspondiente a la fase del expediente y área de competencia, y luego elige el archivo del EDT desde tu directorio.
Haz clic en "Aceptar".
Es posible asociar el mismo documento EDT a varias fases de expediente y áreas de competencia seleccionando varias líneas del formulario.
Si el alta se realiza correctamente, la aplicación mostrará el mensaje: "Operación realizada con éxito".
¿Quién puede visualizar el registro?
Todos los miembros del grupo auditor de esa evaluación y ENAC.
¿Se genera algún aviso cuando se da de alta?
Sí. Al dar de alta el Estudio de Documentación Técnica, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico al Auditor Jefe (AJ) y al Responsable del Expediente (RE) de la fase correspondiente.
¿Se puede cambiar un registro dado de alta previamente?
Sí. Para modificarlo, se debe dar de alta una nueva versión del Estudio de Documentación Técnica.
La nueva versión anulará y sustituirá al documento anterior, asignándole un nuevo número de revisión y una nueva fecha de alta.
El sistema notificará a todos los implicados sobre la nueva revisión.
Importante: La nueva revisión debe estar asociada exactamente a las mismas fases y áreas de competencia que el documento original. Si no es así, el sistema mostrará un mensaje de error.
Si existe un Estudio de Documentación Técnica (OEC), el EDT previo no será visible y no podrás registrar nuevas versiones de ese EDT.
La nueva versión anulará y sustituirá al documento anterior, asignándole un nuevo número de revisión y una nueva fecha de alta.
El sistema notificará a todos los implicados sobre la nueva revisión.
Importante: La nueva revisión debe estar asociada exactamente a las mismas fases y áreas de competencia que el documento original. Si no es así, el sistema mostrará un mensaje de error.
Si existe un Estudio de Documentación Técnica (OEC), el EDT previo no será visible y no podrás registrar nuevas versiones de ese EDT.
¿Quién lo puede dar de alta?
El Auditor Jefe o Auditor Técnico Jefe designado para esa evaluación.
Operativa
En la primera pantalla de la aplicación en la pestaña Alta, seleccionamos Plan de Auditoría en Tipo de documento. A continuación introducimos el número de evaluación y pulsamos el botón de Alta.
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del Auditor Jefe, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Para dar de alta el "Plan de Auditoría" pulsamos en Examinar y seleccionamos el fichero que contiene el documento que queremos subir.
El sistema permite que los alcances a evaluar se adjunten como archivo independiente. Por ello, la aplicación a continuación pregunta si se quieren adjuntar los alcances de acreditación. En caso afirmativo, la aplicación nos pide el nº expediente de cada uno de los alcances que queremos adjuntar. A continuación pulsamos en Examinar para seleccionar el archivo. Una vez seleccionado pulsamos Aceptar. Esta operación se tiene que repetir para cada uno de los alcances de acreditación que tengamos que adjuntar. Finalmente si el alta se ha realizado correctamente la aplicación mostrará en pantalla "Operación realizada con éxito".
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del Auditor Jefe, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Para dar de alta el "Plan de Auditoría" pulsamos en Examinar y seleccionamos el fichero que contiene el documento que queremos subir.
El sistema permite que los alcances a evaluar se adjunten como archivo independiente. Por ello, la aplicación a continuación pregunta si se quieren adjuntar los alcances de acreditación. En caso afirmativo, la aplicación nos pide el nº expediente de cada uno de los alcances que queremos adjuntar. A continuación pulsamos en Examinar para seleccionar el archivo. Una vez seleccionado pulsamos Aceptar. Esta operación se tiene que repetir para cada uno de los alcances de acreditación que tengamos que adjuntar. Finalmente si el alta se ha realizado correctamente la aplicación mostrará en pantalla "Operación realizada con éxito".
¿Quién puede visualizar el registro?
La entidad, todos los miembros del equipo auditor y ENAC.
¿Se genera algún aviso cuando se da de alta?
Cuando se da de alta un "Plan de Auditoría" se envía un correo electrónico informando a la entidad, al resto de miembros del equipo auditor y a los Técnicos de Sector de ENAC.
¿Se puede modificar un "Plan de Auditoría" o alguno de los alcances de acreditación dados de alta previamente?
Sí, dando de alta de nuevo todos los registros, es decir, aunque el cambio solo afecte al Plan de Auditoría y no a los Alcances de Acreditación es necesario dar de alta de nuevo todos los archivos. Los nuevos archivos anularán a los anteriores que se almacenarán con un nuevo número de revisión y fecha. Así mismo, el sistema enviará un nuevo aviso informando a todos los implicados que se ha modificado el documento.
¿Quién lo puede dar de alta?
El Auditor Jefe o Auditor Técnico Jefe designado para esa evaluación.
Operativa
En la primera pantalla de la aplicación, en la pestaña Alta, seleccionamos Informe de auditoría en Tipo de documento, introducimos el número de evaluación y pulsamos el botón de Alta.
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del Auditor Jefe, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Para dar de alta el "Informe de auditoría" pulsamos Examinar, seleccionamos el fichero que contiene el informe y el sistema nos solicita que indiquemos el número de No Conformidades y nº de Observaciones detectadas. Posteriormente pulsamos Aceptar. La aplicación nos mostrará en pantalla la relación de observaciones para que identifiquemos las que precisan envío de acción correctiva y plazo de implantación por parte de la entidad (ver NO-11 "Desviaciones: Clasificación y Tratamiento").
Para finalizar el proceso daremos de alta cada uno de los alcances de acreditación evaluados. Para ello, hay que marcar cada expediente y adjuntar el fichero correspondiente. Se repetirá esta operación tantas veces como expedientes se hayan evaluado.
Si el alta del informe de auditoría y de los alcances se ha realizado correctamente la aplicación mostrará en pantalla "Operación realizada con éxito".
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del Auditor Jefe, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Para dar de alta el "Informe de auditoría" pulsamos Examinar, seleccionamos el fichero que contiene el informe y el sistema nos solicita que indiquemos el número de No Conformidades y nº de Observaciones detectadas. Posteriormente pulsamos Aceptar. La aplicación nos mostrará en pantalla la relación de observaciones para que identifiquemos las que precisan envío de acción correctiva y plazo de implantación por parte de la entidad (ver NO-11 "Desviaciones: Clasificación y Tratamiento").
Para finalizar el proceso daremos de alta cada uno de los alcances de acreditación evaluados. Para ello, hay que marcar cada expediente y adjuntar el fichero correspondiente. Se repetirá esta operación tantas veces como expedientes se hayan evaluado.
Si el alta del informe de auditoría y de los alcances se ha realizado correctamente la aplicación mostrará en pantalla "Operación realizada con éxito".
¿Quién puede visualizar el registro?
La entidad, todos los miembros del equipo auditor de esa evaluación y ENAC.
¿Se genera algún aviso cuando se da de alta?
Cuando se da de alta el informe de auditoría se envía un correo electrónico informando del alta a la entidad, al resto de miembros del equipo auditor, al gestor de la auditoría y a los Técnicos de Sector con expedientes en esa evaluación.
¿Se puede modificar un “Informe de Auditoría” o alguno de los alcances de acreditación dados de alta previamente?
Si, dando de alta de nuevo todos los registros, es decir, aunque el cambio solo afecte al informe o a alguno de los alcances, es necesario dar de alta de nuevo todos los archivos. El nuevo informe de auditoría junto con los alcances de acreditación evaluados anulará y sustituirá al anterior pasando a tener un nuevo número de revisión y nueva fecha de alta. Así mismo, el sistema enviará un nuevo aviso informando a todos los implicados que se ha modificado el documento.
¿Quién lo puede dar de alta?
Cualquier auditor designado para esa evaluación.
Operativa
En la pestaña Alta, seleccionamos Cuestionario de auditoría en Tipo de documento, introducimos el número de evaluación y pulsamos el botón de Alta.
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del auditor que da de alta el cuestionario, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Se selecciona el fichero que contiene el informe y hacemos clic en Aceptar.
La aplicación sólo solicitará el alta de un único fichero como cuestionario de auditoría, tanto si se ha ido como auditor jefe y experto a la misma evaluación como si son varios los documentos que se quieren adjuntar.
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del auditor que da de alta el cuestionario, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Para dar de alta el cuestionario pulsamos Examinar, seleccionamos el fichero que contiene el cuestionario y sus anexos y hacemos clic en Aceptar.
Si el alta se ha realizado correctamente la aplicación mostrará en pantalla "Operación realizada con éxito".
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del auditor que da de alta el cuestionario, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Se selecciona el fichero que contiene el informe y hacemos clic en Aceptar.
La aplicación sólo solicitará el alta de un único fichero como cuestionario de auditoría, tanto si se ha ido como auditor jefe y experto a la misma evaluación como si son varios los documentos que se quieren adjuntar.
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del auditor que da de alta el cuestionario, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Para dar de alta el cuestionario pulsamos Examinar, seleccionamos el fichero que contiene el cuestionario y sus anexos y hacemos clic en Aceptar.
Si el alta se ha realizado correctamente la aplicación mostrará en pantalla "Operación realizada con éxito".
¿Quién puede visualizar el registro?
El Auditor Jefe (todos los cuestionarios), el Técnico/Especialista que lo ha dado de alta y ENAC.
¿Se genera algún aviso cuando se da de alta?
Cuando se da de alta el cuestionario únicamente se envía un correo electrónico al auditor que lo ha dado de alta.
¿Se puede modificar un “Cuestionario de auditoría” dado de alta previamente?
Si, dandolo de alta de nuevo. El nuevo cuestionario de auditoría anulará y sustituirá al anterior pasando a tener un nuevo número de revisión y nueva fecha de alta.
¿Quién lo puede dar de alta?
El Técnico designado para la visita de acompañamiento.
Operativa
En la pestaña Alta, seleccionamos Informe de visita de acompañamiento en Tipo de documento, introducimos el número de evaluación y pulsamos el botón de Alta.
La aplicación nos muestra en pantalla la entidad evaluada y la relación de visitas de acompañamiento que ha realizado el auditor. Se selecciona la/s visita de acompañamiento del informe, se selecciona el fichero que contiene el informe y hacemos clic en Aceptar. Se puede asociar un informe a dos visitas de acompañamiento. En el caso de que una misma visita de acompañamiento la realizaran dos expertos uno de ellos será el responsable de subir un único informe al sistema.
La aplicación nos muestra en pantalla la entidad evaluada y la relación de visitas de acompañamiento que ha realizado el auditor. Se selecciona la/s visita de acompañamiento del informe, se selecciona el fichero que contiene el informe y hacemos clic en Aceptar. Se puede asociar un informe a dos visitas de acompañamiento. En el caso de que una misma visita de acompañamiento la realizaran dos expertos uno de ellos será el responsable de subir un único informe al sistema.
¿Quién puede visualizar el registro?
El Auditor Jefe y ENAC.
¿Se genera algún aviso cuando se da de alta?
Cuando se da de alta el informe de visita de acompañamiento se envía un correo electrónico informando del alta al Auditor Jefe y al Técnico de Sector del expediente.
¿Se puede modificar un “Informe de Visita de Acompañamiento” dado de alta previamente?
Si, dando de alta la nueva versión del informe. El nuevo informe anulará y sustituirá al anterior pasando a tener un nuevo número de revisión y nueva fecha de alta. Así mismo, el sistema enviará un nuevo aviso informando a todos los implicados que se ha modificado el documento.
¿Quién lo puede dar de alta?
El Técnico/Especialista designado para la visita de acompañamiento.
Operativa
En la pestaña Alta, seleccionamos Cuestionario de visita de acompañamiento en Tipo de documento, introducimos el número de evaluación y pulsamos el botón de Alta
La aplicación nos muestra en pantalla la entidad evaluada y la relación de visitas de acompañamiento que ha realizado el auditor. Se selecciona la/s visita de acompañamiento del cuestionario, se selecciona el fichero que contiene el cuestionario y hacemos clic en Aceptar. Se puede asociar un cuestionario a dos visitas de acompañamiento.
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del Técnico/Especialista que da de alta el cuestionario, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Se selecciona el fichero que contiene el cuestionario y sus anexos y hacemos clic en Aceptar.
Si el alta se ha realizado correctamente la aplicación mostrará en pantalla "Operación realizada con éxito".
La aplicación nos muestra en pantalla la entidad evaluada y la relación de visitas de acompañamiento que ha realizado el auditor. Se selecciona la/s visita de acompañamiento del cuestionario, se selecciona el fichero que contiene el cuestionario y hacemos clic en Aceptar. Se puede asociar un cuestionario a dos visitas de acompañamiento.
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del Técnico/Especialista que da de alta el cuestionario, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Se selecciona el fichero que contiene el cuestionario y sus anexos y hacemos clic en Aceptar.
Si el alta se ha realizado correctamente la aplicación mostrará en pantalla "Operación realizada con éxito".
¿Quién puede visualizar el registro?
El Auditor Jefe, el Técnico/Especialista que lo ha dado de alta y ENAC.
¿Se genera algún aviso cuando se da de alta?
Cuando se da de alta el cuestionario únicamente se envía un correo electrónico al Técnico /Especialista que lo ha dado de alta y al Auditor Jefe.
¿Se puede modificar un "Cuestionario de visita de acompañamiento"?
Sí, dándolo de alta de nuevo. El nuevo cuestionario de visita de acompañamiento anulará y sustituirá al anterior pasando a tener un nuevo número de revisión y nueva fecha de alta.
¿Quién lo puede dar de alta?
Cualquier Experto Técnico, Auditor o Especialista designado en esa evaluación.
Operativa
En la primera pantalla de la aplicación en la pestaña Alta, seleccionamos Evaluación del Plan de Acciones Correctivas en Tipo de documento. A continuación introducimos el número de evaluación y pulsamos el botón Alta.
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del Auditor Jefe, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Para dar de alta la "Evaluación del Plan de Acciones Correctivas" pulsamos Examinar, seleccionamos el fichero que contiene la evaluación del Plan y hacemos clic en Aceptar. Si el alta se ha realizado correctamente aparecerá el mensaje "Operación realizada con éxito".
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del Auditor Jefe, la entidad a evaluar y la relación de expedientes de esa evaluación. Para dar de alta la "Evaluación del Plan de Acciones Correctivas" pulsamos Examinar, seleccionamos el fichero que contiene la evaluación del Plan y hacemos clic en Aceptar. Si el alta se ha realizado correctamente aparecerá el mensaje "Operación realizada con éxito".
¿Quién puede visualizar el registro?
Todos los miembros del equipo auditor y ENAC.
¿Se genera algún aviso cuando se da de alta?
Cuando se da de alta la "Evaluación del Plan de Acciones Correctivas" se envía un correo electrónico al Experto Técnico que lo ha dado de alta y al Auditor Jefe/Auditor.
¿Se puede modificar una Evaluacion del Plan de Acciones Correctivas que ya se ha dado de alta?
Si, dando de alta de nuevo la Evaluación del Plan de Acciones Correctivas. El nuevo documento anulará y sustituirá al anterior pasando a tener un nuevo número de revisión y nueva fecha de alta. Así mismo, el sistema enviará un nuevo aviso informando a todos los implicados que se ha modificado el documento.
¿Quién lo puede dar de alta?
El Auditor Jefe o Auditor Técnico Jefe designado para esa evaluación.
Operativa
En la primera pantalla de la aplicación en la pestaña Alta, seleccionamos Solicitud de Aclaraciones al PAC en Tipo de documento. A continuación introducimos el número de evaluación y pulsamos el botón de Alta.
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del Auditor Jefe, la entidad a evaluar, la relación de expedientes de esa evaluación y una ventana de edición para incluir las aclaraciones que queremos enviar a la entidad.
Por defecto la aplicación asocia la solicitud de aclaraciones con el último Plan de acciones correctivas que la entidad ha enviado. Si desea asociarlo a un envío diferente del Plan de Acciones Correctivas puede realizarlo seleccionando el número de envío que corresponda en el desplegable.
NOTA: Esta herramienta no debe sustituir las aclaraciones que en ocasiones se solicitan telefónicamente porque dependiendo del caso puede ser una vía más ágil y efectiva, simplemente pretende sustituir los correos electrónicos.
La aplicación nos muestra en pantalla el nombre del Auditor Jefe, la entidad a evaluar, la relación de expedientes de esa evaluación y una ventana de edición para incluir las aclaraciones que queremos enviar a la entidad.
Por defecto la aplicación asocia la solicitud de aclaraciones con el último Plan de acciones correctivas que la entidad ha enviado. Si desea asociarlo a un envío diferente del Plan de Acciones Correctivas puede realizarlo seleccionando el número de envío que corresponda en el desplegable.
NOTA: Esta herramienta no debe sustituir las aclaraciones que en ocasiones se solicitan telefónicamente porque dependiendo del caso puede ser una vía más ágil y efectiva, simplemente pretende sustituir los correos electrónicos.
¿Quién puede visualizar el registro?
La entidad, todos los miembros del equipo auditor y ENAC.
¿Se genera algún aviso cuando se da de alta?
Cuando se da de alta una "Solicitud de aclaraciones al Plan de acciones correctivas" se envía un correo electrónico a la entidad y al resto de miembros del equipo auditor informándole del alta del documento.
¿Se puede solicitar segundas y posteriores aclaraciones de un Plan de acciones correctivas?
Sí, procediendo a dar de alta una nueva "Solictud de aclaraciones al PAC". La aplicación automáticamente la identificará como 2º o posterior envío.