Comunicado sobre las medidas adoptadas ante la epidemia de COVID-19

23 de marzo de 2020
 
 

Conscientes de la enorme trascendencia que la situación creada por la epidemia de COVID-19 tiene en nuestra actividad y en la de muchos de los organismos de evaluación acreditados, quiero informarles de las medidas que ENAC ha ido desarrollando desde el inicio de este proceso a la vista de las recomendaciones de las autoridades sanitarias.

A partir del día 10 de marzo, se procede a anular la asistencia a cualquier tipo de reunión, se cancela los cursos presenciales de Campus ENAC y parte de la plantilla empieza a trabajar de manera remota. En lo tocante al proceso de acreditación, el 12 de marzo comunicamos a todos los OEC acreditados y, posteriormente, tanto a las autoridades competentes como a los propietarios de esquema, dos acciones que se aplicarán en el periodo comprendido entre el 16 de marzo y el 30 de abril, que podría modificarse si las medidas extraordinarias establecidas así lo aconsejasen:

a. Para las actividades de mantenimiento (seguimientos y reevaluaciones) se establece un proceso de evaluación alternativo en el que se eliminan todas las actividades “in situ”, sustituyéndolas por otras técnicas de evaluación.

b. Para las actividades de evaluación para la concesión de la acreditación y procesos de ampliación en los que sea necesario realizar actividades “in situ”, quedan temporalmente pospuestas.

A partir del 16 de marzo, con el estado de alarma ya en vigor, el 100% de la plantilla de ENAC está trabajando de manera remota y se ha elaborado el procedimiento y la documentación necesaria para aplicar el método de evaluación alternativo por lo que las primeras evaluaciones se iniciarán a lo largo de la semana que viene.

En este sentido, ENAC es perfectamente consciente del grado de estrés al que se enfrentan las organizaciones y del hecho de que muchos OEC acreditados habrán visto disminuida, cuando no eliminada, su capacidad operativa y de respuesta. Por ello ENAC va a ampliar los plazos de respuesta a los informes de evaluación y a flexibilizar el tipo de información que los acreditados deban aportar en función de sus circunstancias de forma que se minimice el impacto de nuestra actividad.

De igual forma ENAC asume que, en determinadas circunstancias, los organismos de evaluación acreditados se están viendo abocados a tomar decisiones difíciles en el ejercicio de su actividad, en particular, el confinamiento de la población hace imposible la realización de actividades in situ (tales como actividades de mantenimiento y reevaluación en el caso de certificación o la realización de otras actividades in situ, por ejemplo, en el caso de inspección). En estas circunstancias, ENAC sugiere el uso de técnicas de evaluación remota tales como la evaluación documental u otras para sustituir o complementar las evaluaciones in-situ, pese a ser conscientes de que no todas las normas aplicables prevén el uso de estas técnicas y de que no siempre permiten alcanzar el mismo objetivo que las evaluaciones in situ. Y, en caso de que dichos métodos no sean posibles, que retrasen la realización de la actividad. Todo ello sin perjuicio de que la autoridad competente o en su caso el propietario de esquema establezca otras medidas que deberán tener prioridad frente a lo establecido por ENAC.

En este sentido y teniendo en cuenta la trascendencia que la limitación de desplazamientos tiene, en particular, para las entidades de certificación ya se les ha venido informando de qué manera deben actuar ante esta situación y tienen a su disposición en https://iaffaq.com/ las recomendaciones que, en este sentido está dando IAF.

No obstante, existen otras situaciones asociadas a la ausencia de personal o a la imposibilidad de acceder a servicios externos que pueden implicar el tener que suspender la prestación de determinados servicios o desviarse temporalmente, con el fin de poder seguir prestándolos, de algunos requisitos recogidos en las normas de acreditación.

Ante estas situaciones, los organismos de evaluación de la conformidad acreditados deben actuar de manera responsable, analizar el riesgo de proporcionar servicios con desviaciones de los requisitos y no proporcionarlos si tales desviaciones ponen en peligro la validez técnica de esa actividad específica. En estos casos los evaluadores acreditados deben actuar con total transparencia, tanto hacia sus clientes como hacia ENAC, informando a los clientes que pudieran verse afectados de cualquier cambio relevante en los procedimientos así como llevando un registro que justifique la necesidad de las desviaciones así como su ausencia de impacto en la validez técnica del servicio prestado.

Desde ENAC iremos, en función de cómo se desarrollen los acontecimientos, ajustando nuestros procesos de evaluación para asegurar en todo momento la operatividad del sistema de acreditación de forma que la actividad de evaluación de la conformidad acreditada se desarrolle durante este periodo de la mejor forma posible y se facilite además, cuando la situación así lo permita, la vuelta a la normalidad.

En la esperanza de que todos vosotros, vuestros equipos y sus familias se encuentren bien, en nombre de todo el equipo de ENAC os deseo mucho ánimo.

Beatriz Rivera

Directora General de ENAC